Die sieben Werkzeuge

Sieben Werkzeuge in der Seitenleiste. Alle nehmen Dateien per Ziehen-und-Ablegen und über einen Knopf — der Knopf ist der Weg für die Tastaturbedienung.

Die sieben im Einzelnen

Werkzeug	Was es tut	Wichtig dabei
Prüfen	XML-Rechnung oder Hybrid-PDF hinein, Prüfbericht heraus	Bei einer PDF wird zuerst die eingebettete Rechnung herausgelöst — geprüft wird immer der Datensatz, nie das Druckbild. Eine PDF ohne eingebettete Rechnung bekommt deshalb keinen Prüffehler, sondern die Auskunft, dass es hier nichts zu prüfen gibt
Anzeigen	macht eine Rechnung lesbar: Kopfdaten, Verkäufer und Käufer nebeneinander, Positionen, Steueraufschlüsselung, Summen, Zahlung	Beträge und Datumsangaben folgen der Einstellung des Betriebssystems, nicht der Sprache der Oberfläche. Leere Felder werden gar nicht gezeigt, der Zahlbetrag ist hervorgehoben
Konvertieren	liest eine Rechnung und schreibt sie in einem anderen Format	Das Ergebnis wird geprüft, bevor es jemand speichert. Gespeichert wird nur auf ausdrücklichen Wunsch; der vorgeschlagene Name kommt aus dem Ergebnis. Ein Wechsel von Quelle oder Ziel verwirft das alte Ergebnis
Erstellen	baut aus eingegebenen Daten eine Rechnung in einem der neun Formate	Erfasst wird, was eine gewöhnliche Rechnung braucht — bewusst nicht das ganze Normmodell; alles Weitere lässt sich danach im Konvertieren weiterverarbeiten. Die Zeilensumme läuft beim Tippen mit
Extrahieren	holt die eingebettete Rechnung aus einer Hybrid-PDF	Nimmt nur PDF an. Gespeichert wird ohne Byte-Ordnungsmarke — die Datei geht so heraus, wie sie in der PDF stand; eine hinzugefügte Marke wäre eine Änderung an einem womöglich signierten Dokument
Kombinieren	sichtbares PDF + Rechnungs-XML → Hybrid-PDF	Die Zuordnung macht die Dateiendung, nicht der Knopf — wer beide Dateien gleichzeitig ablegt, soll nicht überlegen müssen, welche wohin gehört. Ist die XML nicht CII, wird sie umgewandelt; ist das PDF kein PDF/A-3, wird es angehoben. Beides wird angezeigt, denn es sind Eingriffe in Ihre Dateien
Ordner-Sync	überwacht Eingangsordner und wandelt jede eingehende Rechnung um	Das einzige Werkzeug, das ohne Zutun arbeitet — siehe Ordner-Sync

Zwei Dinge über die Meldungen

Ein nicht erkanntes Format ist kein Prüfurteil. Es geht als Auskunft heraus, mit der Meldung der Engine — die nennt in der Regel den Ausweg, bei einem SAP-IDoc etwa den Weg über Konvertieren.

Eine reparierte Datei wird ebenfalls gemeldet und nicht stillschweigend hingenommen: Der Export des Absenders ist kaputt und wird anderswo genauso scheitern.

Was hier fehlt

PDF zu E-Rechnung, Rechnungsdatenerkennung, eigene Word-Vorlagen, Stapelverarbeitung, Massenimport, Archiv und Festschreiben sind dem Portal vorbehalten — mit Begründung je Punkt unter Invoiceflair Desktop.