Erstellen: Format, Abschnitte, Pflichtfelder
Wofür. Aus einem Formular eine normkonforme E-Rechnung bauen — in jedem der neun Formate oder als Hybrid-PDF.
Zuerst das Format
Abschnitt betitelt „Zuerst das Format“Ohne Format in der Adresse zeigt die Seite kein Formular, sondern die Kacheln aller neun
Rechnungsarten: „Bitte zuerst das Zielformat wählen – die Eingabefelder richten sich danach.“ Danach
arbeiten Sie unter /de/erstellen/xrechnung, /de/erstellen/fatturapa und so fort;
„Format ändern“ führt zurück.
Die sechs Abschnitte
Abschnitt betitelt „Die sechs Abschnitte“| Schritt | Überschrift | Inhalt |
|---|---|---|
| 1 | Eckdaten | Rechnungsart, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Währung, Leitweg-ID / Käuferreferenz; aufklappbar Referenzen (Projekt, Vertrag, vorausgegangene Rechnung) |
| 2 | Parteien | Verkäufer und Käufer (Name, USt-IdNr. mit Prüf-Knopf, Straße, PLZ, Ort, Land); beim Verkäufer zusätzlich offen Registernummer und ihr Schema; aufklappbar Weitere Angaben sowie Abweichender Zahlungsempfänger und Steuervertreter |
| 3 | Positionen | je Zeile Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis, USt-Prozent, USt-Kategorie; aufklappbar Details & Rabatt |
| 4 | Zahlung | Zahlungsart, IBAN, BIC, Kontoinhaber, Verwendungszweck, Zahlungsbedingungen, Vorausgezahlt, Rundung; darunter Dokument-Zu-/Abschläge |
| 5 | Weitere Angaben | Lieferdatum, Leistungszeitraum, Lieferadresse, Notizen, Steuerbefreiung |
| 6 | Format & Erstellen | Zielformat (nur bei ZUGFeRD eine echte Wahl), Sicht-Quellen für das PDF, Live-Zusammenfassung (Netto · USt · Brutto · Zahlbetrag) |
Mit JavaScript ist das ein Schritt-Assistent; ohne JavaScript stehen alle sechs Abschnitte untereinander und das Formular ist in einem Zug absendbar.
Vorbelegt sind: heutiges Datum, Land DE bei beiden Parteien, eine Position mit Menge 1, Einheit
Stück, 19 % und Kategorie Regelsatz, Währung EUR, Zahlungsart Überweisung.
Pflichtfelder
Abschnitt betitelt „Pflichtfelder“Der Browser verlangt sofort: Rechnungsdatum sowie Name von Verkäufer und Käufer; die Rechnungsnummer nur ohne Anmeldung — mit Konto darf sie leer bleiben, dann zieht das Festschreiben die nächste fortlaufende Nummer; Straße, PLZ und Ort beider Parteien nur bei XRechnung (BR-DE-4/-8/-9).
Alles Weitere prüft der Server gesammelt — Sie bekommen beim Absenden alle Mängel auf einmal:
| Meldung (gekürzt) | Regel dahinter |
|---|---|
| „Bitte Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen angeben …“ | BR-CO-25; entfällt bei FA_VAT, das beide Felder nicht kennt |
| „Bitte eine Verkäufer-Kennung angeben (USt-IdNr. oder Steuer-/Registernummer) …“ | BR-CO-26 |
| „Für Positionen mit Standard-, ermäßigtem oder Null-Steuersatz ist die USt-IdNr. des Verkäufers Pflicht …“ | BR-S-02 / BR-Z-02 / BR-G-02 — die Verschärfung der vorigen Regel |
| „Position {n}: Menge muss größer als 0 sein“ | Basisprüfung jedes Formats |
| „Ein negativer Einzelpreis ist nicht zulässig – bitte den Abzug als Abschlag eintragen.“ | BR-27 |
| „Bitte für jeden Zu-/Abschlag einen Grund angeben …“ | BR-42 / BR-33 |
| „Position {n}: Bei Standardsatz … größer als 0 …“ bzw. „… muss der Steuersatz 0 sein.“ | Satz und Kategorie müssen zueinander passen — auf Positions- wie auf Dokumentebene |
| XRechnung: „Für XRechnung ist der Verkäufer-Kontakt (Name, Telefon und E-Mail) Pflicht …“ | BR-DE-2/5/6/7 — darum steht dieser Block bei XRechnung aufgeklappt und heißt „Weitere Angaben — für XRechnung Pflicht“ |
| XRechnung: „Eine XRechnung muss Zahlungsangaben enthalten (BR-DE-1) …“ / „… braucht eine IBAN (BR-DE-23) …“ | daher der Hinweis über Schritt 4 |
| XRechnung: „Karten- und Lastschriftzahlung verlangen … Angaben …, die dieses Formular nicht erfasst …“ | BG-18/BG-19 werden nicht erfasst |
Die Kennungspflicht des Verkäufers steht vorab am Feld — und nur dort, weil BR-CO-26 die Kennung beim Käufer nicht verlangt. Die Steuer-/Registernummer erfüllt sie ebenso und liegt deshalb bei den Formaten, die sie tragen können, offen daneben statt im aufklappbaren Zusatzblock.