Hybrid-PDF: PDF/A-3 mit eingebetteter XML

Ein Hybrid-PDF trägt beides in einer Datei: eine Sichtebene, die ein Mensch lesen kann, und eine eingebettete Rechnungs-XML, die eine Maschine auswertet. Technisch ist es ein PDF/A-3 mit angehängter CII-XML. So heißen die beiden verbreiteten Ausprägungen ZUGFeRD (Deutschland) und Factur-X (Frankreich) — es ist dasselbe Format unter zwei Namen.

Warum das praktisch ist

Der Empfänger braucht nicht zu wissen, ob er Maschine oder Mensch ist. Ein Buchhaltungssystem liest die XML und bucht automatisch; wer die Datei öffnet, sieht eine gewöhnliche Rechnung. Eine reine XML dagegen ist für Menschen unlesbar, und eine reine PDF für Maschinen unzuverlässig.

Die drei Werkzeuge dazu

Werkzeug	Richtung
Erstellen	aus einem Formular ein Hybrid-PDF bauen (nur bei ZUGFeRD als Ausgabeart wählbar)
Extrahieren	die eingebettete XML aus einem vorhandenen Hybrid-PDF herausholen
Kombinieren	ein eigenes Rechnungs-PDF und eine eigene XML zu einem Hybrid-PDF verbinden

Gefunden werden beim Extrahieren die üblichen Anhangsnamen factur-x.xml, zugferd-invoice.xml, xrechnung.xml und order-x.xml.

Wann die PDF/A-Zusage hält

Die Zusage entsteht in drei Stufen: Ist die Sichtebene schon PDF/A-3, bleibt sie; sonst wird sie additiv gehoben; sonst springt die PDF-Engine ein.

PDF/A-3 wird nur behauptet, wenn es stimmt

Scheitert alle drei Stufen — typischerweise ohne gültigen Lizenzschlüssel für die PDF-Engine oder bei nicht eingebetteten Schriften —, entsteht die Rechnung trotzdem, dann aber ohne PDF/A-Zusage und mit einem Warnkasten, der den Grund nennt. Das ist Absicht: Das Ergebnis trägt nie ein falsches Etikett. Die eingebettete XML ist davon unberührt und bleibt gültig.

Eine solche Datei ist dann ein PDF mit Anhang, kein PDF/A-3. Für den maschinellen Empfänger macht das keinen Unterschied; für eine revisionssichere Langzeitablage schon.

Was beim Kombinieren umgewandelt wird

Zwei Hinweise erscheinen, wenn etwas angepasst werden musste:

• „Die {Format}-XML wurde vor dem Einbetten nach ZUGFeRD/CII konvertiert.“ — eine XRechnung ist UBL, ein Hybrid-PDF braucht aber CII.
• „Das hochgeladene PDF war kein PDF/A-3 und wurde vor dem Einbetten automatisch nach PDF/A-3 konvertiert.“

Barrierefreiheit

Taggbar — und damit für Screenreader zugänglich — sind nur die nativ gezeichneten Anordnungen des eigenen Rechnungsdrucks. Der Weg über eine eigene Word-Vorlage kann das grundsätzlich nicht leisten: Die Umwandlung DOCX→PDF schreibt einen leeren Strukturbaum und keine einzige ausgezeichnete Inhaltsstelle (gemessen am 20.08.2026). Wer ein zugängliches PDF braucht, wählt keine eigene Vorlage.

Mehr dazu unter Eigene Word-Vorlagen.

Der Unterschied zu „PDF zu E-Rechnung“

Extrahieren holt Daten heraus, die schon strukturiert im PDF stecken. PDF zu E-Rechnung gewinnt sie aus dem Layout einer gewöhnlichen PDF — es rät, wo Extrahieren abliest. Ein leeres Extrahieren-Ergebnis heißt nicht, dass das PDF unbrauchbar ist, sondern nur, dass es ein gewöhnliches ist. Siehe PDF zu E-Rechnung.