Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Prüfen und Gültigkeit

Warum ist meine Rechnung „konform“, obwohl eine Warnung im Bericht steht?

Weil nur Befunde der Stufe Error die Gültigkeit kippen. Der Bericht kennt genau zwei Stufen, Error und Warning; „konform“ heißt „kein Befund der Stufe Error“. Eine Warnung ist ein Hinweis oder eine Empfehlung — sie sollte gelesen werden, macht die Rechnung aber nicht unwirksam.

Brauche ich für das Prüfen ein Konto?

Nein. Prüfen läuft ohne Anmeldung in vollem Umfang — wie sieben weitere der zehn Werkzeuge. Ein Konto brauchen nur Stapelverarbeitung und Massenimport.

Heißt eine erfolgreiche Antwort der API, dass die Rechnung in Ordnung ist?

Nein. Über die API bedeutet 200 nur „geprüft“. Die Aussage steht in isValid und errorCount. Ein 400 bedeutet, dass die Prüfung gar nicht laufen konnte.

Was bedeutet die Angabe der Prüfstufe?

Sie nennt den gelaufenen Weg, und der ist nicht gleichwertig: XRechnung, ZUGFeRD und Peppol laufen durch den nativen EN-16931-Validator; die nationalen Formate durch rechnerische Konsistenz und Geschäftsregeln; ERP- und außereuropäische Formate sind nicht prüfbar. Ein „konform“ aus der Konsistenzprüfung ist also eine andere Zusage. Details: Prüfung und Normkonformität.

Warum braucht Peppol eine Käuferreferenz?

Die Regel PEPPOL-EN16931-R003 verlangt entweder eine Käuferreferenz (BT-10) oder eine Bestellreferenz (BT-13) — als Error, nicht als Warnung.

Und warum genügt das bei XRechnung nicht?

Dort ist die Regel strenger: BR-DE-15 verlangt BT-10 selbst, eine Bestellreferenz genügt nicht. BT-10 ist bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID. Hinterlegen Sie sie im Kundenstamm, dann fehlt sie nicht mehr.

Warum wird mein EDIFACT nicht geprüft?

Weil UN/EDIFACT INVOIC kein E-Rechnungs-Prüfformat ist. Dasselbe gilt für SAP INVOIC IDoc, cXML, openTRANS, DATEV, Invoiceflair JSON und Excel: Sie werden gelesen und umgewandelt, aber nicht gegen EN 16931 geprüft — es gibt dort keine EN-16931-Regeln, gegen die man prüfen könnte.

Warum lehnt die Prüfung meine ZUGFeRD-Datei ab, obwohl sie ZUGFeRD ist?

Wahrscheinlich ist es ZUGFeRD 1.0. Das Format liegt vor EN 16931 und ist daher lesbar, aber nicht prüfbar. Wandeln Sie es in eine aktuelle Fassung um und prüfen Sie diese.

Warum steht im Bericht eine Warnung zu den Codelisten?

Die Codelisten-Prüfung braucht eine mitgelieferte Datei im Ausgabeverzeichnis der Installation. Fehlt sie, lehnt die Prüfung nicht fälschlich ab — sie lässt diese Regeln aus und vermerkt es. So wird eine ungeprüfte Rechnung nie als geprüfte gemeldet.

Warum sind einzelne Meldungen deutsch, obwohl die Oberfläche auf Englisch steht?

Übersetzt ist die Oberfläche. Ein Teil der Prüfmeldungen kommt aus der Engine und hat noch keine Übersetzung; diese Stellen sind im Bericht als deutschsprachig gekennzeichnet. Regel-IDs und BT-Fundstellen sind sprachneutral — eine automatische Auswertung prüft daher immer auf die Regel-ID, nie auf den Text.

Mein Dokument war beschädigt und wurde trotzdem gelesen — ist das in Ordnung?

Ja, und es wird offengelegt. Eng gefasste Defekte werden vor dem Lesen behoben: falsche Kodierungsnamen, ungültige Tag-Namen, nackte &, ein verwaistes End-Tag am Dateiende. Jede Reparatur steht im Bericht; nichts geschieht stillschweigend. Eine falsch verschachtelte oder mitten im Element abgebrochene Datei behält ihren Fehler.

Formate und ihre Grenzen

Was ist der Unterschied zwischen „Extrahieren“ und „PDF zu E-Rechnung“?

Extrahieren holt die bereits eingebettete XML aus einem Hybrid-PDF — kein Erkennen, kein Raten. PDF zu E-Rechnung gewinnt die Daten aus dem Layout einer gewöhnlichen PDF: Beschriftungen, Zonen, Tabellenbänder, Summenarithmetik. Enthält das PDF keinen Anhang, sagt das Extrahieren-Werkzeug genau das und verweist weiter.

Trainiert die Erkennung auf meinen Rechnungen?

Nein. Sie ist eine deterministische Layout-Heuristik — kein Cloud-Modell, kein Training auf Kundendaten, auch in der Cloud nicht.

Warum kann ich FA_VAT erzeugen, aber nicht einreichen?

Weil die Engine das Format baut, nicht die Anbindung an die staatliche Plattform. Für FA_VAT fehlt die KSeF-Anbindung — Authentifizierung, Sitzung, Empfangsbestätigung. Dasselbe gilt für SdI (Italien), Chorus Pro (Frankreich) und FACe (Spanien). Erzeugt wird valides XML; die Einreichung ist ausdrücklich nicht gebaut.

Warum fehlt meiner Facturae die Signatur?

Eine rechtsgültige Facturae für B2G braucht eine eingebettete XAdES-Signatur. Die wird serverseitig nicht erzeugt. Auf der Ergebnisseite steht deshalb „ohne Signatur“ und daneben „Mit AutoFirma signieren“: Die Signatur entsteht lokal auf Ihrem Rechner, der private Schlüssel verlässt das Gerät nie.

Warum kann ich die XML-Darstellung von EDIFACT lesen, aber nicht schreiben?

Weil diese Darstellung je Middleware anders aussieht — Namensraum, Wurzelname, Satzartkonventionen. Eine Datei, die wir schreiben, wäre nur für die eine Installation gültig, deren Konventionen wir geraten hätten.

Warum kann ich nicht in ein außereuropäisches Format umwandeln?

Weil die Belege dieser Systeme Codes tragen, die allein die jeweilige Finanzverwaltung vergibt — eine Nummer, die wir selbst hineinschreiben, wäre dort ungültig. Rund zwanzig Nicht-EU-Formate (CFDI 4.0, NF-e, DTE, e-Fapiao …) werden deshalb gelesen, aber nicht geschrieben.

Mein Beleg wird beim Namen genannt, lässt sich aber nicht umwandeln — wieso?

Dann gehört er zur zweiten, kleineren Gruppe: erkannt und benannt, aber nicht gelesen. Das sind Mexiko in der Altfassung CFDI 3.3, das kommunale ABRASF-Altlayout der brasilianischen NFS-e und die taiwanische eGUI (電子發票). Für diese drei gibt es keinen Importer; die Meldung verweist deshalb aufs Erstellen, nicht aufs Konvertieren.

Was bleibt beim Umwandeln erhalten?

Umgewandelt wird immer Quelle → Hub-Modell → Ziel; einen direkten Weg zwischen zwei Formaten gibt es bewusst nicht. Ein Feld, das das Zielformat nicht tragen kann, geht verloren — eine Formatgrenze, kein Fehler.

PDF und Hybrid-PDF

Wieso ist mein Hybrid-PDF kein PDF/A?

Die PDF/A-Zusage entsteht in drei Stufen: Ist die Sichtebene schon PDF/A-3, bleibt sie; sonst wird sie additiv gehoben; sonst springt die PDF-Engine ein. Scheitert alles — typischerweise ohne gültigen Lizenzschlüssel oder bei nicht eingebetteten Schriften —, entsteht die Rechnung trotzdem, dann aber ohne PDF/A-Zusage und mit einer Warnung. Das Ergebnis trägt nie ein falsches Etikett; die eingebettete XML ist unberührt.

Warum ist mein PDF aus einer eigenen Word-Vorlage nicht barrierefrei?

Weil der Weg über eine Word-Vorlage es grundsätzlich nicht leisten kann: Die Umwandlung DOCX→PDF schreibt einen leeren Strukturbaum und keine einzige ausgezeichnete Inhaltsstelle. Barrierefrei (taggbar) sind nur die nativ gezeichneten Anordnungen. Wer ein zugängliches PDF braucht, wählt keine eigene Vorlage.

Erstellen, Nummern und Archiv

Warum bekommt meine erstellte Rechnung eine andere Nummer als erwartet?

Vier übliche Gründe: Die Nummer wird erst beim Festschreiben gezogen — „Im Archiv speichern“ legt nur einen Entwurf ab. Oder Sie haben selbst eine Nummer eingetragen, dann bleibt diese stehen. Oder ein anderer Rechnungssteller war gewählt, denn jeder mit eigenem Kreis hat seine eigene Folge. Oder ein Eindeutigkeits-Wächter hat gespult. Details: Nummernkreise.

Kann ich eine festgeschriebene Rechnung löschen?

Nein, sie ist löschgeschützt. Die Korrektur läuft über „Stornieren (Gutschrift)“: Es entsteht eine Gutschrift mit eigener Nummer und Verweis auf die Ursprungsrechnung, die als Storniert markiert wird. Entwürfe sind löschbar.

Warum zählt der Monatszähler mehr Rechnungen als mein Archiv enthält?

Weil Archivieren freiwillig ist: Das Kontingent verbraucht jedes erfolgreiche Erstellen, unabhängig davon, ob Sie das Ergebnis speichern. Umgekehrt wird eine Einheit zurückgegeben, wenn ein Lauf nach dem Buchen fehlschlägt; ein am Format-Gate abgelehnter Versuch verbraucht gar nichts.

Konto, Kontingente und Tarife

Warum zählt anonymes Erstellen nicht?

Das Rechnungskontingent gehört zum Tarif, und ohne Konto gibt es keinen Tarif. Das Erstellen läuft außerdem nicht über das Werkzeug-Gate und fällt damit auch nicht unter die anonyme Fair-Use-Grenze.

Gibt es anonym gar keine Grenze?

Für die übrigen Werkzeuge doch: 20 Vorgänge je Stunde und 50 je Tag, gezählt je Client-Adresse. Die Grenze ist ein Schutz gegen Missbrauch, nicht gegen Arbeit — in 30 Tagen gemessener Nutzung lag die stärkste Stunde bei 20 und der stärkste Tag bei 44. Ab dem achten Vorgang einer Stunde erscheint eine Fair-Use-Karte; die blockiert niemanden.

Wann setzen sich die Monatszähler zurück?

Zum Wechsel des UTC-Kalendermonats. Das gilt für Rechnungen, Werkzeug-Aufrufe, API-Aufrufe und den Mailversand.

Warum kann ich keinen API-Schlüssel anlegen, obwohl ich einen bezahlten Tarif habe?

Weil startup und team gar keinen API-Zugang haben. Die API schaltet erst business frei; free hat genau einen Schlüssel mit zehn Aufrufen im Monat — zum Ausprobieren, nicht zum Betreiben. Schlüssel verwalten darf außerdem nur der Owner.

Warum verbraucht mein zweiter Schlüssel dasselbe Kontingent wie der erste?

Weil das Monatslimit dem Mandanten gehört, nicht dem einzelnen Schlüssel.

Ich habe meinen Schlüssel verloren — kann ich ihn mir anzeigen lassen?

Nein. Gespeichert wird nur ein Hash; der Klartext erscheint genau einmal, direkt nach dem Anlegen. Ein verlorener Schlüssel wird ersetzt, nicht wiederhergestellt.

Warum darf ich nur in zwei Formaten erstellen?

free und startup haben ein Format-Gate. Solange freie Plätze da sind, blockiert nichts — das erste Erstellen in einem Format belegt einen Platz automatisch. Ist die Liste voll, ist ein ausdrücklicher Wechsel einmal je Kalendermonat möglich. zugferd-pdf zählt dabei als zugferd.

Warum sehe ich die Tarifseite nicht?

Weil Sie in einer Enterprise-Installation arbeiten. Dort ist jeder Mandant unbegrenzt, es gibt nichts zu buchen — der Menüpunkt fehlt und die Seite antwortet mit 404. Die Zähler laufen weiter; sie begrenzen nur nichts mehr.

Warum kann ich mich nicht mit Passwort anmelden?

In der Cloud hat kein Konto ein Passwort; der Magic-Link ist dort der einzige Weg, und das Formular bietet gar kein Passwortfeld an. Der Passwortweg existiert nur in der Enterprise-Installation — weil eine frische Installation ohne Mailrelais sonst unerreichbar wäre.

Mein Magic-Link war schon verbraucht, bevor ich geklickt habe — wie kann das sein?

Das sollte nicht passieren, denn genau dagegen führt der Link auf eine Bestätigungsseite mit einem Knopf: Link-Scanner in Mailsystemen rufen jeden Link auf und würden das Einmal-Token verbrauchen. Ist der Link abgelaufen (15 Minuten) oder bereits eingelöst, fordern Sie einen neuen an — höchstens fünf offene Anfragen je Adresse und Stunde.

Ein Mitglied hat keinen Zugriff mehr, obwohl es angemeldet bleibt — richtig?

Ja. Die Mitgliedschaft wird bei jeder Anfrage frisch gelesen, ein entzogenes Recht wirkt deshalb sofort und nicht erst bei der nächsten Anmeldung.

Produkte und Abgrenzung

Was ist der Unterschied zwischen Invoiceflair Desktop und Docuflair Desktop?

Zwei verschiedene Produkte. Invoiceflair Desktop ist das Arbeitsplatz-Werkzeug für E-Rechnungen — dieselben Werkzeuge wie im Portal, lokal und ohne Internetverbindung. Docuflair Desktop dagegen schwärzt und pseudonymisiert Dokumente und hat mit E-Rechnungen nichts zu tun.

Brauche ich für Invoice Desktop ein Konto?

Nein. Der Arbeitsplatz kennt kein Benutzerkonto; die Berechtigung kommt aus einer Lizenz, die einmal online freigeschaltet wird und danach offline gilt — gebunden an die Hardware-Kennung des Arbeitsplatzes.

Was kann der MCP-Server, was das Portal nicht kann?

Nichts Zusätzliches — er stellt dieselben Werkzeuge einem KI-Assistenten zur Verfügung, lokal auf Ihrem Rechner. Kein Netzzugang, kein Schlüssel, kein Kontingent. Bewusst nicht dabei sind Festschreiben, Nummernkreis und Archiv: Eine gezogene § 14-Nummer ist nicht zurückholbar und gehört nicht in ein Werkzeug, das ein Modell auslöst. Siehe MCP-Server.