Erstellen: Ausgabe als XML oder Hybrid-PDF

Der letzte Abschnitt des Formulars — und was danach kommt.

XML oder Hybrid-PDF

Für acht Formate steht das Ziel fest und wird nur angezeigt. Nur bei ZUGFeRD gibt es eine Wahl:

• „XML (ZUGFeRD/CII) – maschinenlesbar“
• „PDF mit eingebetteter Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X)“ — ein PDF/A-3 mit Sichtebene und eingebetteter CII-XML

Nur bei der PDF-Ausgabe wirken die Sicht-Quellen darunter; der Hinweis sagt es: „Logo, eigenes Rechnungs-PDF und Word-Vorlage wirken nur bei der PDF-Ausgabe.“

Sicht-Quelle	Verfügbar
Rechnungssprache der Sichtebene (acht Sprachen zur Wahl, Vorgabe „Wie Seitensprache“)	immer
Eigenes Rechnungs-PDF — Ihre XML wird dort eingebettet statt ins automatische Layout	immer
Firmenlogo (PNG/JPEG, oben rechts im automatischen Layout)	nur mit Konto
Word-Vorlage — mitgelieferte („Kopfzeile“, „Seitenleiste“) oder eigene .docx	nur mit Konto

Ohne Anmeldung steht dort: „Firmenlogo und Word-Vorlagen sind mit einem kostenlosen Konto verfügbar.“

Vorlagen und Barrierefreiheit

Die mitgelieferten Vorlagen Kopfzeile und Seitenleiste kann der eigene Renderer nachzeichnen — dann ist die Rechnung taggbar und braucht keine Zusatzlizenz. Dieser Weg ist standardmäßig aus, weil sich Schriftbild und Zeilenumbrüche dabei ändern. Eigene hochgeladene Vorlagen laufen immer über den Word-Umweg und brauchen eine Lizenz; fehlt sie, meldet die Seite „Erstellung fehlgeschlagen“. Das automatische Layout ohne Vorlage ist von alldem nicht betroffen.

Die Ergebnisseite

Element	Wann
Format-Kennzeichnung bzw. die Marken ZUGFeRD / Factur-X mit der PDF/A-3-Stufe	immer; PDF/A-3 wird nur behauptet, wenn es stimmt — sonst ein Warnkasten mit dem Grund
Download	…_zugferd.pdf bzw. die sprachabhängig benannte XML (rechnung.xml, facture.xml, …; bei FatturaPA der SdI-Name IT{USt}_{lfd}.xml)
„Konformitätsprüfung“ bzw. „Eingebettete XML — EN-16931-Prüfung“	immer — die erzeugte Rechnung wird nachgeprüft
XML-Vorschau	bei XML-Ausgabe
„Eingaben korrigieren“	führt mit allen Eingaben zurück ins Formular
„Im Archiv speichern“ und „Rechtsgültig festschreiben“	nur mit Konto

Zwei Formate mit eigenem Block

Facturae (Spanien). Der Download heißt dort ausdrücklich „ohne Signatur herunterladen“, darunter steht „Elektronisch signieren (Spanien)“: „Facturae benötigt für Behörden/B2B eine XAdES-Signatur. Signieren Sie lokal mit AutoFirma und Ihrem Zertifikat oder Token – Ihr privater Schlüssel verlässt Ihr Gerät nie.” Fehlt die Anwendung: „AutoFirma erforderlich. Bitte von autofirma.es installieren und erneut versuchen.“

FatturaPA / SdI (Italien). Nur dort erscheint ein eigener, aufgeklappter Block: Schalter Öffentliche Verwaltung (B2G, FPA12), Empfängercode (CodiceDestinatario) mit sieben Zeichen, Empfänger-PEC und die Belegart (TipoDocumento) mit den Selbstrechnungs-Codes TD16 bis TD20. Alle Felder sind optional und betreffen allein die Übermittlung an das SdI.

Mit Konto: Vorbelegung und Format-Gate

• Verkäufer- und Zahlungsdaten kommen aus dem Rechnungssteller-Stammsatz: „Verkäufer- und Zahlungsdaten wurden aus Ihren Stammdaten übernommen.“
• Die Rechnungsnummer wird als Platzhalter vorgeschlagen: „Leer lassen → automatisch: …“ — leer gelassen zieht erst das Festschreiben die lückenlose Nummer.
• Ein Schnellstart-Block über dem Formular übernimmt Rechnungssteller (ab zwei Profilen), Kunde und Artikel als erste Position aus den Stammdaten.

Der Schnellstart setzt das Formular zurück

Er überschreibt die Eingaben mit den gewählten Stammdaten — vor dem Ausfüllen benutzen, nicht danach.

Format-Gate. Die Tarife Free und Startup erlauben zwei selbst gewählte Erstell-Formate, Team/Business/Enterprise alle. Solange ein Platz frei ist, belegt ihn das erste Erstellen in diesem Format von selbst; ist die Liste voll, zeigt die Seite statt des Formulars „Dieses Zielformat ist in Ihrem Tarif nicht freigeschaltet“. Ein ausdrücklicher Wechsel ist einmal im Kalendermonat über die Tarifseite möglich.

Das Hybrid-PDF belegt keinen zweiten Platz — es zählt als ZUGFeRD.

Ist das Rechnungskontingent erschöpft: „Das Monats-Limit Ihres Tarifs (10 Rechnungen) ist erreicht. …“ Scheitert die Erzeugung nach dem Buchen, wird die Einheit zurückerstattet.