PDF zu E-Rechnung

Wofür. Aus einer gewöhnlichen PDF-Rechnung eine echte E-Rechnung machen: auslesen, durchsehen, freigeben.

Die Erkennung rät, sie liest nicht ab

Ein PDF trägt Text an Koordinaten, keine Felder. Was davon die Rechnungsnummer ist und was der Einzelpreis in Zeile 3, erschließt das Werkzeug aus Beschriftungen, Lage auf dem Blatt und der Arithmetik der Summen. Die Durchsicht ist deshalb nicht lästiges Beiwerk, sondern der Zweck des Ablaufs. Geben Sie nichts frei, was Sie nicht gelesen haben.

Schritt 1 — Hochladen

Nur PDF, bis 15 MB: „PDF-Rechnung (auch Scan) — max. 15 MB“ und „Gescannte PDFs werden per Texterkennung (OCR) verarbeitet — das kann einige Sekunden pro Seite dauern.“

Mögliche Abweisungen: „Bitte eine PDF-Datei auswählen.“, „Die Datei ist keine gültige PDF-Datei.”, „Diese PDF-Datei konnte nicht gelesen werden.“

Schritt 2 — was der Server tut

Das PDF wird gelesen, mit einer harten Zeitgrenze von 60 Sekunden. Je Seite wird entschieden: Textebene oder Texterkennung. Seiten mit weniger als 100 lesbaren Zeichen oder mit mehr als 30 % unlesbaren Zeichen gehen durch die OCR, deren Sprache der Portalsprache folgt, danach Deutsch, danach Englisch.

Felder, Parteien, Positionen und Summen werden aus Beschriftungen, Zonen und Spalten abgeleitet und gegengerechnet. Trägt das PDF einen Swiss-QR-Code, überschreibt dessen Inhalt die geratenen Zahlungsangaben.

Die Währung wird aus dem Code im Text, dem Währungssymbol oder dem Land des Verkäufers bestimmt — und jede Währung, die die Erkennung benennen kann, wird auch so geführt. Das betrifft ausdrücklich den Raum außerhalb von Euro und Dollar (TWD, CAD, INR, TRY, ZAR, ILS, SAR und weitere). RMB — die auf chinesischen Rechnungen übliche Schreibweise — wird auf den ISO-Code CNY normalisiert.

Prüfen Sie die Währung in der Durchsicht mit

Sie entscheidet über alle Beträge. Bis 10/2026 kannte die Erkennung mehr Währungscodes als das Rechnungsmodell führte, und die Differenz wurde stillschweigend zu EUR — ein korrekt gelesener Wert wurde ohne jede Meldung zu einem falschen.

Schritt 3 — die Durchsicht

Zwei Spalten: links das Original mit markierten Fundstellen, rechts die erkannten Werte. „Ein Klick auf eine Markierung springt zum Feld — und umgekehrt.“

Markierungen und Feldrahmen sind nach Sicherheit eingefärbt: sicher ab 0,85, prüfen ab 0,60, darunter unsicher. Weil Farbe allein keine Information tragen darf, trägt jedes Feld denselben Wert zusätzlich als versteckte Beschriftung („Erkennung: prüfen“) für Screenreader.

Es gibt keinen Bestätigen-Knopf je Feld

Ein Wert gilt als bestätigt, wenn Sie ihn stehen lassen; korrigiert wird, indem Sie ihn überschreiben. Die Sicherheitsfarbe ändert sich dabei nicht — sie beschreibt die Erkennung, nicht Ihre Eingabe.

Zur Durchsicht gestellt werden: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Lieferdatum, Leistungszeitraum, Rechnungsart, Währung, Käufer-Referenz, je Partei Name, USt-IdNr., Straße, PLZ, Ort, Land, E-Mail und Telefon, die Positionen (Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz, Einheit) sowie IBAN, BIC und Zahlungsbedingungen.

Konnte keine Position gelesen werden, steht dort eine leere Zeile — damit die Lücke neben dem Original sichtbar ist. Ohne mindestens eine Position geht es nicht weiter: „Bitte tragen Sie mindestens eine Rechnungsposition ein — ohne Position lässt sich keine E-Rechnung erzeugen.“

Was die einzelnen Meldungen bedeuten, führt PDF-Import: Meldungen auf.

Schritt 4 — freigeben

Unten wählen Sie das Zielformat (Vorgabe XRechnung) und klicken „Übernehmen & E-Rechnung erstellen“. Sie landen dann in Erstellen, und zwar mit allem, was die Erkennung gefunden hat — auch mit den Feldern, die die kompakte Durchsicht gar nicht zeigt. Pflichtprüfungen, Format-Gate und Kontingent greifen erst dort.

Grenzen

• Texterkennung braucht eine Lizenz und installierte Sprachdaten. Fehlt beides, läuft der Import trotzdem durch — nur ohne OCR, mit der entsprechenden Warnung. Höchstens 10 Seiten je Import gehen durch die OCR, und die OCR ist prozessweit serialisiert: parallele Importe warten aufeinander.
• Das Beschriftungs-Vokabular deckt 14 Sprachen ab: die neun Portalsprachen plus Tschechisch, Schwedisch, Dänisch, Norwegisch und Türkisch.
• Es gibt keine Lernfähigkeit. Ihre Korrekturen verbessern die Erkennung nicht; protokolliert wird nur, welche Felder Sie geändert haben, nie womit.
• Ergebnis und hochgeladenes PDF liegen nur im flüchtigen Speicher; ist die Durchsicht abgelaufen, hilft nur ein neuer Upload („Neues PDF hochladen“).