Festschreiben und Stornieren

Festschreiben zieht die nächste fortlaufende Nummer und macht das Dokument unveränderlich. Das ist der Punkt ohne Rückweg — danach wird korrigiert, nicht gelöscht.

Die drei Zustände im Archiv

Zustand	Bedeutung	Löschbar
Entwurf	über „Im Archiv speichern“ abgelegt, keine Nummer gezogen	ja
Festgeschrieben	Nummer gezogen, Dokument unveränderlich	nein — nur Storno
Storniert	durch eine Storno-Gutschrift aufgehoben	nein

Stornieren statt Löschen

Eine festgeschriebene Rechnung ist löschgeschützt. Die Korrektur läuft über „Stornieren (Gutschrift)“ in der Detailansicht des Archivs:

1. Es entsteht eine Gutschrift mit eigener Nummer aus dem Kreis desselben Rechnungsstellers.
2. Die Gutschrift trägt einen Verweis auf die Ursprungsrechnung.
3. Die Ursprungsrechnung wird als Storniert markiert — sie verschwindet nicht.

Warum nicht einfach löschen

Eine nach § 14 UStG vergebene Nummer ist vergeben. Verschwände die Rechnung, hätte die Folge eine Lücke — und genau die darf sie nicht haben. Der Storno hält beide Belege sichtbar und erklärt den Zusammenhang.

Wenn der Storno nicht möglich ist

Er braucht zwei Dinge: die aufbewahrten Formulardaten der Ursprungsrechnung und ein Zielformat, das eine Gutschrift darstellen kann. Fehlt eines, meldet die Seite „Storno nicht möglich (Format oder Quelldaten fehlen).“

Die Wächter, die vorher greifen

Zwei automatische Prüfungen verhindern, dass dieselbe Nummer zweimal entsteht — beim Wechsel der Zurücksetz-Art und beim Austritt eines Rechnungsstellers aus dem gemeinsamen Kreis. Beide sind unter Nummernkreise beschrieben, weil sie dort ausgelöst werden.

Was das Kontingent verbraucht

Das Rechnungskontingent verbraucht jedes erfolgreiche Erstellen — unabhängig davon, ob Sie archivieren oder festschreiben. Deshalb zählt der Monatszähler regelmäßig mehr Rechnungen, als das Archiv enthält.

Umgekehrt wird eine Einheit zurückgegeben, wenn ein Lauf nach dem Buchen fehlschlägt; ein am Format-Gate abgelehnter Versuch verbraucht gar nichts.