Eine vorhandene E-Rechnung prüfen

Der erste von zwei Wegen durch das Portal: eine vorhandene E-Rechnung prüfen, bevor der Empfänger sie ablehnt. Dauert etwa fünf Minuten und braucht kein Konto.

Schritt für Schritt

1. Werkzeug öffnen. Auf der Startseite die Kachel „E-Rechnung prüfen“ anklicken, oder direkt /de/pruefen aufrufen.
2. Datei hineingeben. Über „Datei auswählen“ — Ziehen und Ablegen funktioniert ebenfalls — oder per „XML einfügen“ in das Textfeld darunter. Angenommen werden .xml, .erb, .ubl, .cii, .p7m und .pdf. Obergrenze: 15 MB je Datei.
3. Prüfen. Das Format wird aus dem Dokument selbst erkannt — es gibt keine Auswahl dafür.
4. Prüfbericht lesen. Oben steht „Konform“ oder „Nicht konform“, daneben das erkannte Format, darunter die Prüfstufe sowie die Zahl der Fehler und Warnungen. Die Tabelle listet je Befund Regel, Schwere, Meldung und Ort. Darunter zeigt die Seite dieselbe Rechnung zusätzlich menschenlesbar.
5. Weitergehen. Zwei Knöpfe führen von hier weiter: „Weitere prüfen“ und — sobald ein Format erkannt wurde — „Jetzt konvertieren“. Ist die Rechnung fehlerhaft, erscheint zusätzlich „Rechnung korrigieren“: Das Erstellen-Formular öffnet sich mit allen Angaben vorbelegt, die die Datei schon trägt.

Fehler oder Warnung — der Unterschied zählt

Ein Fehler ist ein Verstoß gegen eine verbindliche Regel: Die Rechnung gilt als nicht konform und fällt beim Empfänger durch. Eine Warnung ist ein Hinweis und ändert den Status nicht. Der Status oben ist genau dann „Konform“, wenn kein Befund die Schwere Fehler trägt.

„Geprüft“ heißt nicht „gültig“

Das sagt allein der Status oben. Und die Prüfstufe gehört in jedes Protokoll: Ein „Konform“ aus der rechnerischen Konsistenzprüfung ist eine andere Zusage als eines aus dem EN-16931-Validator. Welches Format auf welchem Weg geprüft wird, steht unter Prüfung und Normkonformität.

Hybrid-PDF und gewöhnliche PDF

Eine ZUGFeRD-/Factur-X-Hybrid-PDF wird angenommen: Ihre eingebettete XML wird herausgelöst und dann geprüft. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung dagegen ergibt keinen Bericht — sie enthält keine strukturierten Daten. Die Seite sagt das und bietet „PDF zu E-Rechnung“ an; die Datei wird mitgenommen, ein zweiter Upload ist nicht nötig.

Wenn Sie anschließend umwandeln

Das Quellformat wird wieder automatisch erkannt, Sie wählen nur das Zielformat. Das Ergebnis wird nachgeprüft und der Prüfbericht gleich mit angezeigt. Fehlt dem Quelldokument etwas, das das Zielformat verlangt, nennt die Seite die Zahl der fehlenden Pflichtangaben und bietet „Fehlende Angaben ergänzen“ an.

Alles zum Prüfen im Einzelnen — die drei Prüfwege, reparierte Dokumente, die Grenzen — steht unter Prüfen.