Datenverbleib und Datenschutz

Was mit einer hochgeladenen Datei geschieht, hängt an der Betriebsart. Im öffentlichen Portal werden Dateien und Ergebnisse zur Qualitätssicherung eine begrenzte Zeit gespeichert; in einer Installation im eigenen Haus ist das Vorgabe aus. Diese Seite nennt beide Fälle vollständig.

Was gespeichert wird

	Cloud (www.invoiceflair.com)	Enterprise
Nutzungsprotokoll — Werkzeug, Dauer, Sprache, Client-Adresse, Format	an	abschaltbar
Hochgeladene Dateien und Ergebnisse im Betriebsprotokoll	bis zu 30 Tage, dann automatisch gelöscht	Vorgabe aus
Anonymisierte Kopie im Qualitäts-Korpus — ohne Adresse und Browserkennung	an, ohne automatische Löschfrist	Vorgabe aus
Google Analytics, Traceflair	eingebunden	nicht eingebunden

Für die Cloud heißt das: Es wird gespeichert

Die beiden mittleren Zeilen sind der Punkt, der oft überrascht. Wer eine Rechnung im öffentlichen Portal prüft, legt eine Kopie davon für die Qualitätssicherung ab. Wer das nicht will, nutzt die Enterprise-Installation oder Invoice Desktop — dort verlassen die Daten das Haus nicht.

Was nicht geschieht

Die Rechnungsdatenerkennung trainiert nicht auf Ihren Daten. Sie ist eine deterministische Layout-Heuristik: Beschriftungen, Zonen auf dem Blatt, Tabellenbänder, Summenarithmetik. Kein Cloud-Modell, kein Training auf Kundendaten — auch in der Cloud nicht. Es gibt keinen Weg, auf dem Ihre Korrekturen in die Erkennung zurückfließen.

Protokolliert wird beim PDF-Import nur, welche Felder Sie geändert haben, nie womit.

Eine optionale Nachbesserung durch ein Sprachmodell ist vorgesehen — und standardmäßig aus

Zulässig ist sie nur mit einem selbst betriebenen Modell im eigenen Netz. Rechnungsinhalte gehen nicht an Dritte.

Ergebnisse sind flüchtig

Unabhängig von der Speicherung oben: Eine Ergebnisseite lebt 30 Minuten im Arbeitsspeicher. Danach steht dort „Dieses Ergebnis ist abgelaufen oder unbekannt.“ Das ist keine Aufbewahrung, es ist ihr Gegenteil — was Sie behalten wollen, laden Sie herunter oder speichern es mit Konto im Archiv.

Löschung des Kontos

Ein Konto samt aller Daten lässt sich selbst löschen; die Löschung kaskadiert über Archiv, Stammdaten, Mitgliedschaften und Schlüssel. Siehe Konto löschen (DSGVO).

Wohin die Anwendung von sich aus spricht

In einer Enterprise-Installation liegen die Daten dort, wo Sie sie installieren. Die Anwendung spricht von sich aus mit keinem externen Dienst — die einzige Ausnahme ist das EU-VIES-System, und das nur, wenn ein Anwender die USt-IdNr.-Prüfung auslöst.

Für die Cloud nennt die Datenschutzerklärung den Verantwortlichen und den Auftragsverarbeiter.

Die VIES-Prüfung ist der einzige Außenkontakt im Kernbetrieb

Sie wird nur auf Knopfdruck ausgelöst und überträgt die USt-IdNr., nicht die Rechnung. Antwortet VIES nicht, erscheint ein neutraler Hinweis, dass nur das Format geprüft wurde — nie ein „ungültig“.